Hậu quả của việc “tự ý sửa đổi chứng từ”?

Các công ty Logistics tại thị trường Việt Nam hiện nay có hơn 2000 doanh nghiệp kể cả lớn nhỏ. Một ngày khi lai vãng qua các hãng tàu có đến hơn vài chục người đang chạy đôn chạy đáo để kịp các chuyến hàng. Phải công nhận là các bạn rất lanh lợi trong công việc, tìm mọi cách để giải quyết các lô hàng một cách nhanh nhất nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nhưng đôi lúc sự nhanh nhạy đó lại là con dao hai lưỡi.

Anh B là nhân viên Thủ tục hải quan tại Công ty Logistic A – là một công ty dịch vụ nhỏ, anh chuyên cả về mặt tư vấn hải quan, lên chứng từ và giao nhận hàng hóa. Trong một lần nhập hàng, các thông tin trên các chừng từ không khớp nhau, cụ thể: 

- Về điều khoản Incoterm trên hợp đồng là CFR khác với điều khoản Incoterm trên hóa đơn và phiếu đóng gói CIF.

- Thông tin mục giá đơn vị trên hợp đồng khác với trên hóa đơn, 

- Trên vận đơn thể hiện “Freight Collect” – tiền cước quốc tế thu tại đầu cảng nhập.

Đây là một bộ chứng từ không hợp lệ, bởi vận đơn thể hiện “Freight Collect” thì điều khoản Incoterm đúng phải là nhóm E hoặc nhóm F. Tuy nhiên, anh ta đã tự quyết định tự sửa tất cả các chứng từ cho khớp với nhau mà điều này không được thông qua sự đồng ý xác nhận của khách hàng. Cụ thể, anh ta sửa điều kiện Incoterm thành FOB, tự cân xứng giá bán trên các chứng từ cho giống nhau và anh ta đã hoàn tất lô hàng đúng thời hạn cho khách hàng.

Công ty khách hàng tiến hành thanh toán tiền hàng cho đối tác, thì ngân hàng từ chối thanh toán vì lý do tất cả chứng từ mà khách hàng đưa không khớp với các chứng từ mà ngân hàng được nhận trước đó. Mọi chứng từ sau đó đều phải tiến hành xác nhận lại và đăng ký sửa tờ khai sau thông quan. Thủ tục sửa tờ khai sau thông quan khá rườm rà và khó khăn, cần phải chứng minh xác nhận nhiều vấn đề. Chỉ có một số lỗi chính đáng mới được xét duyệt sửa đổi chứng từ sau thông quan. Điều này vừa mất thời gian của doanh nghiệp vừa gây khó khăn và cũng tốn chi phí cho cả công ty dịch vụ.

Trong việc làm dịch vụ, đáp ứng tốt nhanh và đúng thời gian là điều tất yếu nhưng mỗi con người làm việc cần phải chân thành và có tâm hơn, nhanh là tốt nhưng nhanh trên cở sở chân chính, được sự đồng ý của các bên để tránh các sự cố không đáng xảy ra sau này. Golden Wave với phương châm “Chân Thành – Trách Nhiệm” luôn đặt sự an toàn của khách hàng lên trên hết.